Productividad Personal
Módulo 6
¿Qué es un problema?😰
Es aquella circunstancia no deseable, lesiva frente a nuestros intereses o frente a nuestros objetivos, pero debe ser algo solucionable, al contrario de que, no se puede solucionar, no es un problema.
Los problemas son oportunidades de aprendizaje, la mejora de personas y de las organizaciones.
Se pueden definir dos categorías de problemas, los simples que son aquellos que una causa produce un efecto, a mayor intensidad de la causa, mayor intensidad del efecto; y los complejos en donde existen varias causas que generan uno o varios efectos. Las mejores aptitudes para resolver los problemas se centran en la posición activa en la proactividad, es decir, estar dispuesto a resolverlos, frente a una actitud negativa en la cual se ignoran los problemas.
¿Qué es un riesgo?⚠️
Es un evento incierto que de producirse que de producirse tiene un impacto positivo o negativo en nuestra persona o nuestros intereses o en nuestra organización, algunas de sus características de los riesgos es que son inciertos y pueden repetirse.
Para la gestión de esos riesgos, se hace una identificación previa, un análisis cualitativo (analizar la probabilidad y el impacto) y un análisis cuantitativo (ponderar numéricamente el impacto de ese riesgo)
La gestión de los riesgos, se hace mediante un plan de acción, hay tres tipos más habituales de resolución de problemas
✨Estilo práctico, es pragmático, sin sentimentalismo, y resuelve directamente el problema
✨Método anáñitico, que es un método lógico, se basa en la elaboración de preguntas y la búsqueda de las mejores respuestas a través de pasos básicos:
- identificar el problema
- analizar las causas
- buscar las soluciones
- planificar la implementación de esas soluciones
- implementar y evaluar los resultados
✨Estilo creativo:, se recurre al pensamiento lateral, a la imaginación y a la creatividad para buscar soluciones nuevas.
Método Análitico 🔍
Método 8D, son ocho disciplinas para la resolución de problemas, que se originó eren la industria de armamentos, durante la Segunda Guerra Mundial en Estados Unidos, como un sistema para evitar las reclamaciones o las disconformidades.
Actualmente es conocido como el método Global 8 disciplinas para resolución de problemas. Es un método complejo, que se utiliza para resolver problemas en sectores industriales.
Para entenderlo de mejor manera, se dividirá en tres partes:
- Identificación de los problemas: Documentar los síntomas que se van detectando y además tomar decisiones de contención urgente.
- Análisis de las causas: Se realizará una definición íntegra el problema, mediante una descripción completa y cuantificada de esas circunstancias que afectan el procedimiento
- Implementación de las soluciones: Se implementará y verificará una acción de contención provisional, también se establecerán medidas útiles para amortiguar los efectos y documentar las medidas, para que, se adapte la medida correctiva definitiva.
Según el modelo de resolución de problemas 8D la primera de las fases es la de identificar el problema. En la fase de contención se creará un equipo de expertos multidisciplinar que analizará el problema y será liderado por un responsable al que se le facilitarán los recursos y procedimientos para ello. Al ser medidas de contención se fijará un tiempo para definirlas y llevarlas a cabo.
Análisis de las causas de los problemas ‼️
Después de haber hecho la descripción del problema y recogido los síntomas, se deberá aislar la causa raíz, y para eso existe un proceso que consiste en identificar causas que pueden originar el problema. Se harán listados y luego pasaremos a la selección de las causas potenciales analizando todas esas causas adecuadamente, evaluándolas y elaborando las listas correspondientes., una vez hecho esto, se habrá ailsado la causa raíz, la cual podría derivar otras causas que son las que producen los efectos, posteriormente, se hará un listado de soluciones posibles, que serán aquellas medidas correctivas que atacaran a la causa raíz.
Método de los cinco porqués 🤔
Es una técnica sistemática que nos sirve para aislar la causa raíz, en donde se identifica el problema y somete a la preguntas: ¿por qué se produce?, ¿por qué ocurre esto?, y cuando no se obtenga más respuestas, se habrá llegado a la causa raíz.
Método diagrama de causa-efecto
Es una herramienta que sirve para que el equipo pueda ver de forma clara cuáles son las relaciones entre las causas y los problemas.
Es un diagrama muy sencillo, en el recuadro de la derecha situamos el problema, en la línea horizontal central representa el procedimiento y en los extremos de las espinas, en os recuadros de esos extremos incluimos los factores, los que pueden ser: mano de obra, método, materia prima, máquina, mantenimiento, etc.
📉Determinar y verificar acciones de corrección permanente
Las soluciones definitivas luchan o van, se dirigen, contra la causa raíz, pero estas deben ser eficaces, y para ello, se deben establecer sistemas de medición y seguimiento y, además que no causen efectos secundarios.
💻Implementar y verificar las acciones correctivas permanente
La implementación se realiza a través de un plan de acción en el que se establece una serie de objetivos, se asignan recursos económicos en materiales, se establece un presupuesto y plazos, así como, un responsable para ejecutar el plan de acción, lo cual deberá tener su sistema de monitorización permanente para evitar la recurrencia de los problemas.
Para evitar la recurrencia, se modifican los procedimientos donde se han producido los problemas, modificaremos las especificaciones que han generado la situación o modificaremos los procedimientos de formación.
🫂Reconocer los esfuerzos del equipo
Se pretende auditar los resultados, controlar eficacia de este sistema de resolución de problemas que se hayan establecido, revisar todo el proceso analizando los errores, las buenas prácticas, y de esta manera, obtener lecciones aprendidas que se puedan documentar y conservar, y por último, reconocer al equipo, por su colaboración
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